Urenregistratiesoftware-vergelijken.nl Vind en vergelijk de beste bedrijfssoftware Klantbeoordeling: 9.1/10
Steven Houkes - Webredacteur
Steven Houkes
Webredacteur
Leestijd 5 minuten
Urenregistratie
urenregistratiebanner.png

Urenregistratie: van verantwoording tot het factureren

Waar blijft de tijd? Als hardwerkende ondernemer vraag je je dat regelmatig af. Tijdens een drukke dag lijken de uren voorbij te vliegen. Als je in vaste dienst bent maakt dat niet uit. Je hoeft niet elk uur dat je werkt te verantwoorden. Als je als ondernemer per uur factureert, is dat anders. Je zult elke bezigheid moeten kunnen verantwoorden aan de opdrachtgever.

Daarom ontkom je niet aan, of je nou ZZP’er of eigenaar van een BV bent, het onvermijdelijke fenomeen urenregistratie. Hoewel urenregistratie niet altijd verplicht is, is het zeker handig om bij te houden. ZZP’ers kunnen zo onder andere aantonen dat ze in aanmerking komen voor de zelfstandigenaftrek en bij organisaties geeft het een intern inzicht in de effectiviteit van de werkzaamheden van het personeel. Maar hoe houd je een urenregistratie goed bij en doe je het zelf of is het handiger om het te automatiseren? In dit artikel lees je alles over urenregistratie en geef ik antwoord op deze vragen.

Wat is urenregistratie en waarom houd je het bij?

Urenregistratie is het urenoverzicht dat je als ondernemer of werknemer bijhoudt. Je geeft aan waaraan je je tijd hebt gespendeerd en waarom. Zowel ZZP’ers als organisaties hebben baat bij een goed urenoverzicht. Als ZZP’er houd je de gewerkte uren bij om twee redenen. In eerste instantie doe je dit om aan de Belastingdienst aan te kunnen tonen dat je meer hebt gewerkt dan het jaarlijkse urencriterium van 1225 uur. Wanneer ZZP’ers meer dan deze 1225 uur hebben gewerkt komen ze namelijk in aanmerking voor de zelfstandigen- en startersaftrek. Het bijhouden van uren is in dit geval dan ook wel verplicht. In 2017 is de zelfstandigenaftrek een bedrag van 7280 euro, die kan worden verhoogd met de startersaftrek van 2123 euro. Deze bedragen kun je van je gemaakte winst aftrekken, waardoor je minder belasting hoeft te betalen.

Alleen wanneer je in aanmerking wil komen voor de zelfstandigenaftrek is het bijhouden van urenregistratie verplicht

Ondernemers die werken op uurbasis registreren verder de gewerkte uren om deze te kunnen verantwoorden aan hun opdrachtgever. Het goed bijhouden van de uren en het verantwoorden waaraan de tijd is besteed, voorkomt eventuele discussies met je klanten. Wanneer een klant vraagt waaraan de tijd is besteed, dan wil je dit dan ook makkelijk kunnen verantwoorden. Zorg er daarom voor dat de urenregistratie is uitgesplitst in verschillende taken en leg bij deze taken helder uit wat ze inhouden. Vooral wanneer je afwijkt van de begroting is een goede toelichting bij de urenregistratie van belang.

Welke uren moet je verantwoorden?

Tot het urencriterium behoren alle uren die je besteedt aan je onderneming. Dit zijn dus niet alleen de uren die je in rekening brengt bij klanten, maar ook de tijd die je stopt in het maken van offertes en het bijhouden van de administratie. Hieronder vind je alle uren die je kunt rekenen voor je urencriterium:

  • Het opzetten van je onderneming
  • De administratie
  • De reistijden
  • De acquisitie
  • Alle werkgerelateerde inkopen
  • Alle verkoopwerkzaamheden
  • Het ontwikkelen en uitwerken van nieuwe concepten
  • Het bijhouden en onderhouden van de website
  • Het volgen van scholing, een cursus of het lezen van vakliteratuur
  • Het kantooronderhoud, inclusief schoonmaak

Al deze verschillende werkzaamheden moeten qua uren natuurlijk wel in verhouding zijn met elkaar. Als je meer dan de helft van de uren toeschrijft aan de administratie zal de Belastingdienst dat waarschijnlijk niet accepteren. Het is daarom belangrijk je uren goed bij te houden zodat je er zeker van bent dat je niet in de problemen komt.

De werkzaamheden moeten wel in verhouding zijn, anders zal de Belastingdienst de urenregistratie waarschijnlijk niet accepteren

Projecten managen met urenregistratie software

Urenregistratie geeft inzicht in projectmanagement

Verder geeft urenregistratie inzicht in projectmanagement. Je kunt je projecten immers niet goed managen zonder te weten wat de begroting is, wie er aan werkt en wat de gestelde deadlines zijn. Een goede projectbegroting maak je op basis de urenregistratie vanuit het verleden. Met deze cijfers weet je immers hoeveel tijd er aan een onderdeel van een project is besteed.

Het goed bijhouden van de uren en het verantwoorden waaraan de tijd is besteed, voorkomt eventuele discussies met je klanten

Wanneer projecten bijvoorbeeld maandelijks worden gefactureerd en wanneer er meerdere mensen aan werken en ook nog eens tegen verschillende tarieven, dan is een goede urenregistratie van deze gewerkte uren van groot belang. Niet alleen is het heidens karwei om de gewerkte uren te verzamelen en hiervan een factuur te maken, maar ook is het risico te groot dat er uren ‘vergeten’ worden en je dus omzet mist. Uit onderzoek blijkt dat in sommige beroepsgroepen dertien procent van het werk wordt vergeten bij te houden en eigenlijk dus voor niks wordt gedaan.

Urenregistratie geeft inzicht in rendement

Met urenregistratie heb je, nadat het project is beëindigd, ook inzicht in het rendement van je project. Zo krijg je een goed inzicht van het verschil tussen de begroting en de werkelijke tijdsbesteding en een inzicht in de voortgang. Worden projecten bijvoorbeeld binnen de begrote tijd afgerond? Is dit niet het geval, dan kun je makkelijk achterhalen waar de bottleneck zit. Verder is de registratie van uren ook handig bij het maken van nieuwe offertes zodat je een nauwkeurige totaalprijs kunt bieden in plaats van ‘uurtje-factuurtje’

Worden projecten niet binnen de begrote tijd afgerond? Dan kun je makkelijk achterhalen waar de bottleneck zit

De efficiency van je organisatie bijhouden

Urenregistratie geeft op dezelfde manier ook inzicht in de efficiency van je organisatie. Zo kun je eenvoudig zien welke taken en werkzaamheden veel tijd kosten. Als organisatie stel je per periode (wekelijks, maandelijks of jaarlijks) een norm waarin je aangeeft hoeveel tijd aan bepaalde werkzaamheden mag worden besteed. Met een goed bijgehouden tijdregistratie kun je makkelijk de afwijking van de normproductiviteit van de medewerkers in totaal en afzonderlijk in beeld krijgen. Wanneer je projecten binnen de af bepaalde budgetten worden uitgevoerd, dan weet je ook dat je organisatie op koers ligt van de beoogde winstprojectie.

Met urenregistratie software uren bijhouden

Hoe kun je urenregistratie bijhouden?

Er zijn meerdere manieren om je gewerkte uren te registreren. De ‘old school’-manier om dit te doen is in een Excel-bestand. Voordeel is dat dit gratis is en dat er op de meeste pc’s en laptops wel Excel of Numbers zit en je dus zo aan de slag kan. Als je ZZP’er bent is dit misschien nog wel te doen, maar toch kan je, wanneer je met meerdere projecten bezig bent tegen verschillende tarieven, al snel het overzicht kwijtraken en uren vergeten te registreren. Dat is zonde, je bent immers geen ZZP’er geworden om vrijwilligerswerk te doen.

Makkelijk uren registreren met software

Als je geen zin hebt om handmatig je uren bij te houden, is urenregistratie software een uitkomst. Er zijn al pakketten beschikbaar die een paar euro per maand kosten. Deze euro's heb je snel terugverdiend als je kijkt naar de tijdwinst die het je oplevert. Alle urenregistratie software werken namelijk met behulp van een online dashboard. Het is dus mogelijk om vanaf elke locatie en met vrijwel elk apparaat je urenregistratie bij te houden. Op deze manier vergeet je nooit meer een uur te schrijven en weet je zeker dat je urenregistratie up-to-date is. Geen vrijwilligerswerk meer dus.

Met een overzichtelijk systeem kan je in vrijwel alle gevallen makkelijk informatie opvragen over een bepaalde klant, dag of maand. Zo draai je makkelijke overzichten uit en wordt het factureren ook een stuk eenvoudiger. Er zijn pakketten waarmee je automatisch je gewerkte uren kunt factureren aan je klanten.

Het is mogelijk om vanaf elke locatie en met vrijwel elk apparaat je urenregistratie bij te houden

Uren registreren met een uren app

Uren registreren kan altijd en overal

Je hebt hem altijd bij je, je smartphone. En steeds meer mensen werken vanuit huis of werken op een flexibele werkplek. Veel urenregistratie software hebben daarom ook een mobiele app ontwikkeld. Zo kun je onderweg altijd en overal je uren registreren. Om het exacte aantal uren te registeren bieden verschillende systemen ook timers aan. Wanneer je aan het werk bent, zet je deze aan. Wanneer je pauze hebt, of je bent bezig met andere werkzaamheden, zet je de timer uit en daarna weer aan. Als je vervolgens klaar bent stop je de timer en zo heb je het exacte aantal uren dat je hebt gewerkt geregistreerd.

Urenregistratie software: doet een berg werk, kost een een beetje

Je uren bijhouden is nooit echt een leuke bezigheid geweest. Toch is het van belang dat het goed gebeurt. In eerste instantie voor de Belastingdienst voor ZZP’ers, maar ook voor je eigen inzicht. Je kunt namelijk makkelijk een inzicht krijgen in hoeveel uur je hebt gespendeerd aan een bepaald project. Ook binnen organisaties met meerdere werknemers is het een handige tool om een inzicht te krijgen in waar het personeel tijd aan besteedt en of dit in lijn loopt met de begrote tijd.

Handmatig tijd bijhouden is eigenlijk achterhaald. Het kost onnodig veel tijd en je moet jezelf er constant aan herinneren, waardoor je er tegenop gaat zien. Resultaat: uitstel, vergeten uren, een hoop ergernis en verloren omzet. Urenregistratie software biedt dan ook een makkelijke en logische uitkomst. Veel softwarepakketten zijn uitgerust met een mobiele uren app, waardoor je altijd en overal je uren kunt bijhouden en invullen. Ook is er de mogelijkheid om van de gewerkte uren meteen een factuur te maken en op te sturen naar de opdrachtgever. Deze software heb je al voor een paar euro in de maand. Maar dit is makkelijk terugverdiend met de tijd die je bespaart ten opzichte van het handmatig bijhouden. Bovendien scheelt het uitstel en ergernis. Weinig reden dus om geen urenregistratie software te gebruiken. Dus wat let je?

Populaire software

Teamleader Logo

Teamleader

Nog niet genoeg reviews
Bekijk software
Teamleader
Urenregistratie
Yoobi Basic Logo

Yoobi Basic

Cijfer: 8.9
Reviews: 63
Bekijk software
Yoobi
Urenregistratie
DK Uren - Projecten - Agenda Sync (Tip) Logo

DK Uren - Projecten - Agenda Sync (Tip)

Cijfer: 10.0
Reviews: 5
Bekijk software
Digitaal Kantoor
Urenregistratie
Exact Online Uren & Facturen Logo

Exact Online Uren & Facturen

Cijfer: 8.3
Reviews: 827
Bekijk software
Exact Online
Urenregistratie
TimeChimp - Eenvoudige & Complete Urenregistratie (TIP) Logo

TimeChimp - Eenvoudige & Complete Urenregistratie (TIP)

Nog niet genoeg reviews
Bekijk software
TimeChimp
Urenregistratie
Terug naar boven

Delen via:

Products