1. Blog
  2. Urenregistratie: van uren bijhouden tot factureren

Van urenregistratie naar facturatie

Waar blijft de tijd? Als hardwerkende ondernemer vraag je je dat regelmatig af. Tijdens een drukke dag lijken de uren voorbij te vliegen.

Als je als ondernemer per uur factureert, zul je elke bezigheid moeten kunnen verantwoorden aan de opdrachtgever.

Daar ontkom je niet aan, of je nou ZZP’er of eigenaar van een BV bent, het onvermijdelijke fenomeen urenregistratie.

Waarom uren registreren?

ZZP’ers kunnen zo onder andere aantonen dat ze in aanmerking komen voor de zelfstandigenaftrek en bij organisaties geeft het een intern inzicht in de effectiviteit van de werkzaamheden van het personeel.

Hoe houd je een urenregistratie goed bij? Bekijk de onderstaande video..

Arjan
Arjan
Appwiki expert

    Wat is urenregistratie en waarom houd je het bij?

    Urenregistratie is het urenoverzicht dat je als ondernemer of werknemer bijhoudt. Je geeft aan waaraan je je tijd hebt gespendeerd en waarom. Zowel ZZP’ers als organisaties hebben baat bij een goed urenoverzicht. Als ZZP’er houd je de gewerkte uren bij om twee redenen.

    In eerste instantie doe je dit om aan de Belastingdienst aan te kunnen tonen dat je meer hebt gewerkt dan het jaarlijkse urencriterium van 1225 uur. Wanneer ZZP’ers meer dan deze 1225 uur hebben gewerkt komen ze namelijk in aanmerking voor de zelfstandigen- en startersaftrek. Het bijhouden van uren is in dit geval dan ook wel verplicht. In 2017 is de zelfstandigenaftrek een bedrag van 7280 euro, die kan worden verhoogd met de startersaftrek van 2123 euro. Deze bedragen kun je van je gemaakte winst aftrekken, waardoor je minder belasting hoeft te betalen.

    Alleen wanneer je in aanmerking wil komen voor de zelfstandigenaftrek is het bijhouden van urenregistratie verplicht

    Ondernemers die werken op uurbasis registreren verder de gewerkte uren om deze te kunnen verantwoorden aan hun opdrachtgever. Het goed bijhouden van de uren en het verantwoorden waaraan de tijd is besteed, voorkomt eventuele discussies met je klanten. Wanneer een klant vraagt waaraan de tijd is besteed, dan wil je dit dan ook makkelijk kunnen verantwoorden. Zorg er daarom voor dat de urenregistratie is uitgesplitst in verschillende taken en leg bij deze taken helder uit wat ze inhouden. Vooral wanneer je afwijkt van de begroting is een goede toelichting bij de urenregistratie van belang.

    Welke uren moet je verantwoorden?

    Tot het urencriterium behoren alle uren die je besteedt aan je onderneming. Dit zijn dus niet alleen de uren die je in rekening brengt bij klanten, maar ook de tijd die je stopt in het maken van offertes en het bijhouden van de administratie. Hieronder vind je alle uren die je kunt rekenen voor je urencriterium:

    • Het opzetten van je onderneming
    • De administratie
    • De reistijden
    • De acquisitie
    • Alle werkgerelateerde inkopen
    • Alle verkoopwerkzaamheden
    • Het ontwikkelen en uitwerken van nieuwe concepten
    • Het bijhouden en onderhouden van de website
    • Het volgen van scholing, een cursus of het lezen van vakliteratuur
    • Het kantooronderhoud, inclusief schoonmaak

    Al deze verschillende werkzaamheden moeten qua uren natuurlijk wel in verhouding zijn met elkaar. Als je meer dan de helft van de uren toeschrijft aan de administratie zal de Belastingdienst dat waarschijnlijk niet accepteren. Het is daarom belangrijk je uren goed bij te houden zodat je er zeker van bent dat je niet in de problemen komt.

    De werkzaamheden moeten wel in verhouding zijn, anders zal de Belastingdienst de urenregistratie waarschijnlijk niet accepteren

    Urenregistratie geeft inzicht in projectmanagement

    Verder geeft urenregistratie inzicht in projectmanagement. Je kunt je projecten immers niet goed managen zonder te weten wat de begroting is, wie er aan werkt en wat de gestelde deadlines zijn. Een goede projectbegroting maak je op basis de urenregistratie vanuit het verleden. Met deze cijfers weet je immers hoeveel tijd er aan een onderdeel van een project is besteed.

    Het goed bijhouden van de uren en het verantwoorden waaraan de tijd is besteed, voorkomt eventuele discussies met je klanten

    Wanneer projecten bijvoorbeeld maandelijks worden gefactureerd en wanneer er meerdere mensen aan werken en ook nog eens tegen verschillende tarieven, dan is een goede urenregistratie van deze gewerkte uren van groot belang. Niet alleen is het heidens karwei om de gewerkte uren te verzamelen en hiervan een factuur te maken, maar ook is het risico te groot dat er uren ‘vergeten’ worden en je dus omzet mist. Uit onderzoek blijkt dat in sommige beroepsgroepen dertien procent van het werk wordt vergeten bij te houden en eigenlijk dus voor niks wordt gedaan.

    Urenregistratie geeft inzicht in rendement

    Met urenregistratie heb je, nadat het project is beëindigd, ook inzicht in het rendement van je project. Zo krijg je een goed inzicht van het verschil tussen de begroting en de werkelijke tijdsbesteding en een inzicht in de voortgang. Worden projecten bijvoorbeeld binnen de begrote tijd afgerond? Is dit niet het geval, dan kun je makkelijk achterhalen waar de bottleneck zit. Verder is de registratie van uren ook handig bij het maken van nieuwe offertes zodat je een nauwkeurige totaalprijs kunt bieden in plaats van ‘uurtje-factuurtje’

    Worden projecten niet binnen de begrote tijd afgerond? Dan kun je makkelijk achterhalen waar de bottleneck zit

    De efficiency van je organisatie bijhouden

    Urenregistratie geeft op dezelfde manier ook inzicht in de efficiency van je organisatie. Zo kun je eenvoudig zien welke taken en werkzaamheden veel tijd kosten. Als organisatie stel je per periode (wekelijks, maandelijks of jaarlijks) een norm waarin je aangeeft hoeveel tijd aan bepaalde werkzaamheden mag worden besteed. Met een goed bijgehouden tijdregistratie kun je makkelijk de afwijking van de normproductiviteit van de medewerkers in totaal en afzonderlijk in beeld krijgen. Wanneer je projecten binnen de af bepaalde budgetten worden uitgevoerd, dan weet je ook dat je organisatie op koers ligt van de beoogde winstprojectie.

    Henk Jan

    Hulp nodig bij het kiezen van de beste urenregistratie tool?

    Download gratis onze checklist om de beste urenregistratie tool te kiezen. Aan de hand van 7 vragen, ontdek je waar je op moet letten en welke functies je echt nodig hebt.

    Download gratis checklist

    Hoe kun je urenregistratie bijhouden?

    Er zijn meerdere manieren om je gewerkte uren te registreren. De ‘old school’-manier om dit te doen is in een Excel-bestand. Voordeel is dat dit gratis is en dat er op de meeste pc’s en laptops wel Excel of Numbers zit en je dus zo aan de slag kan. Als je ZZP’er bent is dit misschien nog wel te doen, maar toch kan je, wanneer je met meerdere projecten bezig bent tegen verschillende tarieven, al snel het overzicht kwijtraken en uren vergeten te registreren. Dat is zonde, je bent immers geen ZZP’er geworden om vrijwilligerswerk te doen.

    Makkelijk uren registreren met software

    Als je geen zin hebt om handmatig je uren bij te houden, is urenregistratie software een uitkomst. Er zijn al pakketten beschikbaar die een paar euro per maand kosten. Deze euro's heb je snel terugverdiend als je kijkt naar de tijdwinst die het je oplevert. Alle urenregistratie software werken namelijk met behulp van een online dashboard. Het is dus mogelijk om vanaf elke locatie en met vrijwel elk apparaat je urenregistratie bij te houden. Op deze manier vergeet je nooit meer een uur te schrijven en weet je zeker dat je urenregistratie up-to-date is. Geen vrijwilligerswerk meer dus.

    Met een overzichtelijk systeem kan je in vrijwel alle gevallen makkelijk informatie opvragen over een bepaalde klant, dag of maand. Zo draai je makkelijke overzichten uit en wordt het factureren ook een stuk eenvoudiger. Er zijn pakketten waarmee je automatisch je gewerkte uren kunt factureren aan je klanten.

    Het is mogelijk om vanaf elke locatie en met vrijwel elk apparaat je urenregistratie bij te houden

    Uren registreren kan altijd en overal

    Je hebt hem altijd bij je, je smartphone. En steeds meer mensen werken vanuit huis of werken op een flexibele werkplek. Veel urenregistratie software hebben daarom ook een mobiele app ontwikkeld. Zo kun je onderweg altijd en overal je uren registreren. Om het exacte aantal uren te registeren bieden verschillende systemen ook timers aan. Wanneer je aan het werk bent, zet je deze aan. Wanneer je pauze hebt, of je bent bezig met andere werkzaamheden, zet je de timer uit en daarna weer aan. Als je vervolgens klaar bent stop je de timer en zo heb je het exacte aantal uren dat je hebt gewerkt geregistreerd.

    Beste urenregistratie apps op een rij

    Hieronder vind je vijf urenregistratie apps met timer zodat je altijd en overal je uren kunt registreren. 

    Simplicate

    Meer dan 1.300 dienstverleners zijn succesvoller gaan werken door de gebruiksvriendelijke CRM- en projectsoftware van Simplicate. Ervaar de meest efficiënte flow in jouw bedrijf van eerste klantcontact tot en met factuur. Vergroot jouw succes door efficiënt werken, de juiste inzichten, tot 80% sneller factureren en gelukkigere medewerkers

    Alles-in-1 software
    Koppel je agenda
    Mobiele app

    Reviews: 8.6/10
    Bekijk reviews  Bekijk prijs  Bekijk proefperiode

    Exact

    MKB'ers helpen toekomstbestendig te groeien, dat is waar wij voor gaan. We staan voor je klaar met slimme softwareoplossingen die jou helpt om efficiënter te werken. Ruim 675.000 organisaties vertrouwen voor hun cijfers op de software van Exact.

    Slimme urenregistratie
    Incl. boekhouden & CRM
    Grip op je cashflow

    Reviews: 8.2/10
    Bekijk reviews  Bekijk prijs  Bekijk proefperiode

    e-Boekhouden.nl

    Eenvoudig online boekhouden, factureren en uren registreren doe je met e-Boekhouden.nl. De eerste 15 maanden van je onderneming is e-Boekhouden.nl volledig gratis! Inclusief: ondersteuning per telefoon of e-mail, handige koppelingen en veel meer. Het best beoordeeld! Maak nu een gratis account aan en ervaar het gemak van e-Boekhouden.nl.

    Uren direct factureren
    Incl. Mobiele app
    Razendsnelle helpdesk

    Reviews: 9.4/10
    Bekijk reviews  Bekijk prijs  Bekijk proefperiode

    Silvasoft

    Silvasoft biedt onbeperkt boekhouden, factureren, urenregistratie en meer in Nederland en Begië tegen eerlijke en duidelijke, all-in prijzen! Dankzij onze aantrekkelijke prijzen en flexibele indeling van uw eigen administratie portal zijn we uitermate geschikt voor zowel de ZZP-er als het MKB en grootbedrijf.

    Overwerk registratie
    Intuïtief & eenvoudig
    Dienstregeling

    Reviews: 9.2/10
    Bekijk reviews  Bekijk prijs  Bekijk proefperiode

    Project Hours

    Project Hours is een urenregistratiesysteem voor teams met alle basisfunctionaliteit. Eenvoudig uren opgeven op projecten en activiteiten en uren goedkeuren. Rapportage in Excel, link Google-agenda, registreer kilometers en onkosten voor projecten.

    Voor teams en ZZP
    Registreer materialen
    Registreer kilometers

    Reviews: 10/10
    Bekijk reviews  Bekijk prijs  Bekijk proefperiode

    Benieuwd welke aanbieders er nog meer zijn? Bekijk het complete overzicht met urenregistratie apps.

    Uren efficiënter indelen

    Zou je meer tijd willen besteden aan je klanten en geen tijd meer kwijt zijn aan vergeten uren noteren en uren terugzoeken. Dit kan met urenregistratietools. Laat ons je helpen met de keuze voor de beste urenregistratie app voor jouw situatie. Download hieronder de gratis urenregistratietool checklist en kom er in 7 vragen achter welke functies je nodig hebt en welk programma goed bij je past.

    urenregistratie checklist

    Urenregistratie software: doet een berg werk, kost een een beetje

    Je uren bijhouden is nooit echt een leuke bezigheid geweest. Toch is het van belang dat het goed gebeurt. In eerste instantie voor de Belastingdienst voor ZZP’ers, maar ook voor je eigen inzicht. Je kunt namelijk makkelijk een inzicht krijgen in hoeveel uur je hebt gespendeerd aan een bepaald project. Ook binnen organisaties met meerdere werknemers is het een handige tool om een inzicht te krijgen in waar het personeel tijd aan besteedt en of dit in lijn loopt met de begrote tijd.

    Handmatig tijd bijhouden is eigenlijk achterhaald. Het kost onnodig veel tijd en je moet jezelf er constant aan herinneren, waardoor je er tegenop gaat zien. Resultaat: uitstel, vergeten uren, een hoop ergernis en verloren omzet.

    Urenregistratie software biedt dan ook een makkelijke en logische uitkomst. Veel softwarepakketten zijn uitgerust met een mobiele uren app, waardoor je altijd en overal je uren kunt bijhouden en invullen. Ook is er de mogelijkheid om van de gewerkte uren meteen een factuur te maken en op te sturen naar de opdrachtgever.

    Deze software heb je al voor een paar euro in de maand. Maar dit is makkelijk terugverdiend met de tijd die je bespaart ten opzichte van het handmatig bijhouden. Bovendien scheelt het uitstel en ergernis. Weinig reden dus om geen urenregistratie software te gebruiken. Dus wat let je?

    Factuur maken op basis van je urenregistratie

    Wanneer je gebruikmaakt van urenregistratiesoftware dan krijg je dus een geweldige inzichten in je workflow. Maar er is meer! Er zijn programma's, zoals Offective, Yoobi, Digitaal Kantoor of bijvoorbeeld Bizzcouner die het mogelijk maken om de geregistreerde uren direct te factureren. Dankzij ingebouwde modules kan dit vaak al binnen enkele muisklikken gerealiseerd zijn. Nooit meer exporteren en zelf regels toevoegen dus, geheel automatisch een representatieve factuur maken!

    Opstellen van een factuur na het registeren

    Als vervolg van deze urenregistratiepakketten bestaan er nog een zeer handig softwarepakketten. Met deze softwarepakketten kan je simpel en snel een factuur opmaken. Deze factuur wordt opgemaakt aan de hand van de urenregistratie die je hebt bijgehouden gedurende het project. Aan de hand van het gewerkte uren in combinatie met een uurtarief zal er een complete factuur ontstaan.

    Het grote voordeel van een dergelijk systeem is dat al je gegevens centraal komen te staan. Het is met een dergelijk systeem daarom ook bijna onmogelijk om de kluts kwijt te raken in jouw administratie. De administratie staat grotendeels op één centrale plek en dat maakt het alleen maar gemakkelijker.

    Tips voor facturen maken en versturen?

    Starten als zzp'er of freelancer en nu je eerste factuur maken en versturen? Factuur.tips geeft je uitgebreide informatie, tips en voorbeelden voor het opstellen en versturen van een professionele factuur die aan alle regels voldoet. Ook lees je tips om uiteindelijk je factuur betaalt te zien worden!

    Gerelateerde artikelen

    11 januari 2024

    Handige apps voor urenregistratie met een timer

    Urenregistratie

    Waarom zou je uren bijhouden met een timer functie? En welke oplossingen zijn handig voor tijdschrijven met een timer? Ontdek het hier.

    9 januari 2024

    Gratis en goedkope urenregistratie apps voor Android en iOS

    Apps Urenregistratie

    Dit zijn 5 handige (gratis en goedkope) urenregistratie apps voor Android en iOs. Met behulp van deze apps hou je eenvoudig je uren bij en krijg je inzicht in de efficiëntie van je bedrijf.

    5 januari 2024

    5 scan en herken apps voor het scannen van facturen

    Scan & herken Bonnetjes Facturatie

    Met een scan en herken app bespaar je een hoop tijd op facturen scannen en boeken. Met de slimme OCR software worden de gegevens automatisch uitgelezen.

    Appwiki is eenvoudig software kiezen voor:

    Dit is Appwiki

    Appwiki is het beginpunt voor bedrijfssoftware selectie. Wij geloven dat bedrijven met online tools en software slimmer, sneller en flexibeler zijn. En dus beter hun klanten kunnen helpen en beter concurreren in de markt.

    Appwiki werkt voor jou

    Appwiki experts adviseren jou bij software selectie. Jouw wensen en bedrijfsprofiel bepalen de meest geschikte software. We brengen onze kennis, informatie van leveranciers en data van gebruikers samen, zodat jij eenvoudig een selectie maakt en snel software vindt die bij je past. 

    En zo werkt Appwiki

    We brengen in je in contact met software aanbieders en ontvangen daarvoor een vergoeding. Adviseren we dan alleen aanbieders die betalen? Nee hoor, we adviseren alleen de aanbieders waarvan we zeker weten dat ze bij jouw bedrijf passen.

    Products